El rol del TMS en la reducción de tiempos logísticos (sin promesas mágicas, con control real)
Índice
Tiempos logísticos
En logística, los minutos se vuelven plata muy rápido. Un retraso en el cargue, una validación que no aparece, una remesa que se queda “en borrador”, un conductor esperando el visto bueno, una novedad que se reporta tarde… y cuando te das cuenta, tus tiempos logísticos se están comiendo la rentabilidad, la relación con el cliente y hasta la seguridad de la operación.
En Colombia, además, la operación de transporte de carga convive con requisitos y registros que no dan espera. Por eso, si hoy tu equipo “saca” la operación a punta de llamadas, hojas sueltas, chats y actualizaciones manuales, lo más probable es que tus tiempos dependan más de la suerte que del proceso.
La buena noticia: reducir
tiempos logísticos
no se trata de “trabajar más rápido”, sino de quitar fricción. Y ahí es donde un Sistema de Gestión de Transporte (TMS) se vuelve una herramienta práctica: no para “ver todo bonito”, sino para ejecutar más ágil, con menos retrabajo y menos paradas.
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¿Dónde se van los tiempos logísticos en una operación real?
Si te pido que señales el principal cuello de botella, normalmente me dirás “la carretera”. Pero en muchas empresas el tiempo se pierde antes y después del viaje.
Estos son los “ladrones de tiempo” más comunes:
A. Planeación y asignación del viaje
- La orden llega por varios canales (correo, WhatsApp, llamada).
- Nadie tiene “la versión final” de los datos.
- Asignar vehículo y conductor se vuelve un ping-pong interno.
- La información cambia y no queda trazabilidad.
Resultado: se va el día en coordinación y confirmaciones.
B. Documentación y preoperativos
- Documentos vencidos (conductor/vehículo) se detectan tarde.
- Formularios preoperativos se diligencian en papel o por foto.
- Falta una firma, un soporte o una autorización.
Resultado: el viaje se atrasa por requisitos básicos que se pudieron anticipar.
C. Remesa, manifiesto y validaciones
- Se vuelve “normal” que el equipo tarde mucho en generar documentos.
- Se repiten datos (doble digitación).
- Hay reprocesos por inconsistencias y campos incompletos.
Resultado: se pierde tiempo administrativo donde debería haber un flujo claro.
D. Seguimiento: novedades tarde = decisiones tarde
- Si el conductor avisa tarde, la empresa reacciona tarde.
- El cliente se entera por su cuenta y pierde confianza.
- No hay alertas por desvíos, retrasos o incidentes.
Resultado: los problemas pequeños se vuelven problemas grandes.
E. Cierre y facturación
- Entregas sin evidencia completa.
- Diferencias en valores por falta de soportes.
- Facturación y cartera se retrasan.
Resultado: tus
tiempos logísticos se convierten en tiempos de caja.
La lógica práctica: reducir tiempos = reducir “esperas” y “re-trabajo”
Cuando una empresa dice “queremos bajar tiempos”, casi siempre significa alguna de estas dos cosas:
- Menos esperas (conductores esperando, clientes esperando, despachos esperando).
- Menos retrabajo (repetir, corregir, buscar, llamar, “confirmar otra vez”).
Un TMS bien implementado se enfoca en eso: que el flujo avance sin pausas y que la información esté lista cuando se necesita.
¿Cómo ayuda un TMS a bajar tiempos logísticos en cada etapa?
Etapa 1: De la solicitud a la orden de carga (menos fricción en el arranque)
Un TMS permite
centralizar la creación y control de órdenes de carga “en segundos”, con la operación en un solo lugar (sin “versiones” dispersas).
Impacto directo en tiempos:
- Menos tiempo coordinando internamente.
- Menos errores por datos duplicados.
- Menos demoras por falta de información.
Tip práctico:
mide el tiempo “solicitud → orden creada”. Si hoy depende de “cuando me contesten”, tienes un caso claro.
Etapa 2: Preoperativo y documentos (evitar que el viaje se frene por lo básico)
En campo, la realidad es simple: si el conductor no tiene lo que necesita, no sale. Un enfoque efectivo es mover el preoperativo a un canal ágil: por ejemplo, mensaje de texto con acceso desde el navegador del celular, sin instalaciones, y con posibilidad de aceptación y firma de documentos desde el mismo flujo.
Impacto directo en
tiempos logísticos:
- Menos llamadas para “mandar el formato”.
- Menos viajes parados por firmas o soportes.
- Menos sorpresas por vencimientos o documentación incompleta.
Tip práctico:
el objetivo no es “digitalizar por moda”, es evitar el bloqueo. Cada bloqueo es tiempo muerto.
Etapa 3: Remesa y manifiesto (pasar de “trámite” a flujo)
Si tu equipo tarda demasiado armando documentos, normalmente es porque: digita lo mismo varias veces, valida a mano, corrige después.
Un TMS con generación ágil reduce el tiempo operativo de esa etapa. En el portafolio de Transportando se reporta
reducción de tiempo y realización de manifiesto en menos de 2 minutos
(cuando el proceso está estandarizado en la plataforma).
Impacto directo:
- Menos congestión en horas pico.
- Menos reprocesos.
- Más despachos por día con el mismo equipo.
Etapa 4: Seguimiento y alertas (el tiempo también se pierde “por no saber”)
En transporte, el costo no siempre es el retraso: es enterarte tarde. Un módulo de monitoreo con seguimiento de ubicación y estado del viaje y alertas por retrasos, desvíos o incidencias ayuda a actuar antes de que el problema se vuelva crítico.
Impacto directo en
tiempos logísticos:
- Reprogramación más rápida.
- Menos llamadas de “¿dónde va?”.
- Mejor coordinación con cargues/descargues.
Tip práctico:
define alertas que sí generen acción (por ejemplo: “retraso vs. hora pactada”, “desvío de ruta”, “parada no programada”), no alertas que solo llenen el chat.
Etapa 5: Cierre operativo y facturación (que el viaje termine “de verdad”)
Muchos tiempos se estiran al final: faltan soportes, el valor no cuadra, el cliente no aprueba. Si el TMS integra facturación electrónica y control de ingresos/cartera, el cierre deja de depender de “cuando me manden el soporte”.
Impacto directo:
- Menos días entre entrega y factura.
- Menos disputas por falta de evidencia.
- Mejor flujo de caja.
Cumplimiento y actualizaciones sin frenar operación en Colombia
En Colombia, el transporte de carga se apoya en plataformas y normatividad del sector. El RNDC (Registro Nacional de Despachos de Carga por Carretera) es un componente clave y cuenta con normatividad asociada y portal oficial.
Un TMS orientado al país debe contemplar esa realidad: validaciones, integraciones y cambios. En el caso de Transportando, se menciona que incluye actualizaciones del Ministerio de Transporte, lo que ayuda a que la operación no se quede atrás cuando hay cambios.
Si algo queda claro es que los
tiempos logísticos no se pierden en un solo punto: se van sumando entre planeación, documentos, seguimiento y cierre. Y en Colombia, ese recorrido además exige cumplir requisitos que no dan espera. Por eso, más allá de tener herramientas por separado, la diferencia real está en cómo se conectan en un flujo único de operación.
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¿Cómo se traduce todo esto en la operación diaria con Transportando?
En la práctica, reducir tiempos logísticos no depende solo de tener módulos sueltos, sino de que la operación complete el ciclo sin detenerse: ordenar → validar → ejecutar → evidenciar → cerrar.
La ventaja de trabajar con una plataforma como Transportando es que el equipo no tiene que “saltar” entre herramientas, chats y archivos para completar el viaje: el proceso se mueve en una sola ruta operativa.
1. Un punto único de control para que el equipo no pierda tiempo “buscando”
Cuando la información del viaje queda centralizada, se eliminan los minutos que se van en:
confirmar cuál es la última versión de la orden,- reenviar datos por varios canales,
- revisar soportes en diferentes carpetas o hilos.
Resultado práctico: menos coordinación interna, más ejecución.
2. Preoperativos y documentos desde el celular, sin frenar el despacho
Uno de los puntos donde más se rompen los tiempos es el arranque del viaje. Por eso, cuando el preoperativo y la firma de documentos se gestionan desde el celular, el viaje puede quedar listo sin perseguir al conductor por llamadas o fotos sueltas.
Además, ese mismo registro queda disponible como soporte del proceso, lo que facilita auditorías internas y evita reprocesos en el cierre.
3. Evidencias y trazabilidad para cerrar más rápido (y facturar sin “cazar” soportes)
Muchos tiempos se pierden al final, cuando falta un soporte o no se puede comprobar algo. Si durante el viaje las evidencias quedan asociadas al manifiesto o al documento correspondiente, el cierre deja de depender de “que alguien lo mande”.
Resultado práctico: menos demoras en conciliación, menos discusiones por soportes y cierre más ágil.
4. Preparado para operar en Colombia sin que los cambios te paren la operación
En transporte, el cumplimiento no es un “extra”: es parte del tiempo. Un sistema que contempla las actualizaciones del sector evita que el equipo tenga que improvisar procesos cada vez que hay ajustes o validaciones nuevas.
Resultado práctico: continuidad operativa y menos fricción administrativa en momentos críticos.
Después de mejorar cada etapa (orden, preoperativo, documentos, seguimiento y cierre), el paso final para bajar tiempos es que todo quede conectado en un solo flujo. Ahí es donde se consolida la reducción real de
tiempos logísticos: menos idas y vueltas, menos reproceso y más control.
Cuando los tiempos dependen de llamadas, correcciones y “a ver si aparece el documento”, la operación se vuelve frágil. Un TMS bien usado baja tiempos porque:
- estandariza el flujo,
- evita bloqueos documentales,
- reduce digitación repetida,
- y permite reaccionar antes.
La meta no es “tener un sistema”, sino mover más carga con el mismo equipo, con menos desgaste y más control.
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