Errores frecuentes en el RNDC de Transporte y cómo solucionarlos fácilmente

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RNDC de Transporte

El RNDC de Transporte se ha convertido en uno de los requisitos más importantes para las empresas de transporte de carga en Colombia. Muchas empresas transportadoras cometen errores frecuentes en este sistema que resultan en multas costosas, sanciones y complicaciones operativas. 

¿Tu empresa está cometiendo alguno de estos errores? 

En este blog te revelamos los 8 errores más costosos relacionados con el RNDC de Transporte y cómo enviarlos para proteger tu operación y rentabilidad. 

Te invitamos a leer: ¿Cómo cumplir con el RNDC generador de carga sin errores ni sanciones?

El RNDC de Transporte no es solo un trámite más. Es el sistema que permite al Ministerio de Transporte monitorear toda la cadena de transporte terrestre automotor de carga, controlar los valores de flete y garantizar el cumplimiento normativo de tu empresa. 

Las multas por incumplimiento en RNDC de Transporte pueden ser significativas y afectar seriamente la rentabilidad de tu operación, además de poner en riesgo tu habilitación como empresa de transporte.

Además, el no entender cómo se validan y corrigen estos errores puede traer retrasos en la operación que cuestan dinero.

Error #1: No verificar que la información de vehículos, conductores este bien en el RNDC2

El RNDC ha actualizado su plataforma en julio de 2025, integrándose con el sistema del RUNT.

Si tu software TMS está conectado mediante webservices, podrías recibir errores indicando que una licencia de conducción no está vigente, incluso si tienes registrada una fecha válida.

Esto ocurre porque el RNDC ahora valida los datos directamente con el RUNT. Ante esta situación, te recomendamos:

• Verificar los datos en RNDC2 mediante una consulta.
• Esperar a que la información se actualice automáticamente, o
  
• Consultar directamente en el RUNT para confirmar si los datos ya están actualizados.

Si el error persiste, por favor comunícate con la mesa de ayuda del RNDC para recibir soporte.

Error #2: No reportar información completa y exacta 

Muchas empresas transportadoras aún cometen errores de digitación, omiten campos obligatorios o ingresan datos inexactos en la plataforma del RNDC. Esto incluye NIT mal escrito, descripciones incompletas de mercancía o direcciones imprecisas.

¿Qué consecuencias trae?

• El sistema del Ministerio de Transporte valida la información antes de aceptarla. Si faltan datos como el valor del flete, el origen o el tipo de mercancía, el documento será rechazado, deteniendo la operación.
• Repetir errores genera alertas que pueden dejarte sin acceso al módulo hasta corregirlos, generando pérdidas de tiempo.
• En una auditoría, la información incompleta puede interpretarse como un intento de evasión o incumplimiento, derivado en sanciones económicas. 
• Dificultad para demostrar legalidad en caso de requerimientos por parte de la DIAN o la Superintendencia de Transporte (SIPLAFT).

¿Cómo lo evita Transportando?

El ERP valida automáticamente los campos requeridos, autocompleta información desde la base de datos, y evita que se generen documentos con errores graves. Además, realiza alertas dinámicas antes de cada envío. 

Error #3: Demoras en el registro de remesas en el RNDC 

La falta de agilidad en el registro de las remesas es uno de los errores más comunes, especialmente cuando el proceso depende de hojas de cálculo o múltiples plataformas que no están integradas. 

¿Qué consecuencias trae?

• Sin una remesa correctamente registrada, no puedes emitir el manifiesto, lo que detiene la salida del vehículo.
• Si la entrega no se realiza a tiempo por retrasos administrativos, afectas tu relación comercial.
• Un despacho atrasado puede comprometer rutas, tiempos de retorno y disponibilidad de vehículos en toda la operación.
• Los errores de última hora generan estrés, sobretiempo del personal y un ambiente de corrección constante en vez de prevención.

¿Cómo lo evita Transportando?

Desde una sola plataforma puedes generar la orden de carga, la remesa y el manifiesto en cuestión de minutos. El sistema sincroniza los datos y acelera el proceso con total control. 

Error #4: Inconsistencias entre manifiestos y RNDC

A veces se genera un manifiesto sin haber registrado correctamente la remesa o con datos que no coinciden, lo que provoca fallos en auditorías o bloqueos por parte del Ministerio. 

¿Qué consecuencias trae?

• Si el manifiesto no coincide con la remesa asociada (placas, carga, destino), podría ser considerado nulo por las autoridades. 
• La Policía de Tránsito o los entes de control pueden detener el vehículo por inconsistencias, afectando los tiempos de entrega.
• Estas diferencias generan alertas en sistemas internos y en el RNDC, dificultando la defensa legal o contable de tus operaciones. 
• El no tener un sistema que relacione automáticamente documentos deja margen a errores humanos y confusión operativa. 

¿Cómo lo evita Transportando?

Transportando relaciona automáticamente las remesas con su manifiesto correspondiente, sin duplicar información ni permitir inconsistencias. Cada documento se genera en orden y conforme a los requisitos del RNDC de Transporte 

Error #5: Mal manejo de usuarios y accesos en RNDC 

No todas las empresas tienen control sobre quién accede, qué puede editar y si los transportistas están realmente autorizados para usar su NIT en el sistema.

¿Qué consecuencias trae?

• Esto expone tu operación a fraudes o errores que comprometen el nombre de tu empresa.
• Si no puedes probar quién generó cada documento, pierdes trazabilidad en procesos legales o administrativos. 
• Empresas transportadoras podrían usar tu identificación sin autorización, generando movimientos ajenos a tu operación real. 
• No definir quién hace qué dentro del sistema incrementa la probabilidad de errores y decisiones mal ejecutadas. 

¿Cómo lo evita Transportando?

El ERP permite gestionar roles de usuario, restringir permisos y controlar desde un solo panel qué empresas de transporte están autorizadas a operar en nombre del generador. Así, evitar accesos no autorizados o fallos humanos.

Error #6: No aprovechar las consultas y reportes del RNDC de Transporte 

Muchas empresas no utilizan las herramientas de análisis que ofrece el sistema, perdiendo la oportunidad de optimizar su operación o anticiparse a errores recurrentes. 

¿Qué consecuencias trae?

• Si no sabes qué se está moviendo, en qué tiempos y con qué costos, estás operando a ciegas. 
• Sin reportes confiables, es difícil optimizar rutas, reducir gastos o mejorar el servicio. 
• Cuando te solicitan un informe detallado y debes crearlo manualmente, pierdes tiempo valioso y te expones a errores.
• No contar con reportes actualizados impide responder ante inconformidades o quejas. 

¿Cómo lo evita Transportando?

Con paneles visuales, dashboards interactivos y reportes exportables, puedes revisar el estado de tus remesas, tiempos logísticos, viajes cumplidos y más. Esto facilita decisiones estratégicas y cumplimiento documental.

Error #7: Falta de respaldo y recuperación de información de RNDC

Si no hay copia segura de los documentos emitidos (remesas, manifiestos, cumplidos), cualquier error técnico o pérdida de acceso puede dejarte sin pruebas. 

¿Qué consecuencias trae?

• Si no guardas correctamente las remesas, manifiestos o cumplidos, no puedes demostrar que cumpliste la normativa. 
• Al no tener respaldo automático, puedes terminar generando documentos duplicados o rehaciendo procesos.
• Buscar manualmente una remesa de hace seis meses puede tomar horas si no tienes un sistema bien organizado. 
• Las autoridades pueden solicitar documentación histórica y si no la tienes disponible, enfrentan sanciones o bloqueos. 

¿Cómo lo evita Transportando?

Cada documento generado queda respaldado en la nube con infraestructura AWS, con copias seguras, recuperación inmediata y acceso 24/7 desde cualquier dispositivo. Siempre tendrás tus documentos disponibles cuando los necesites. 

Error #8: No integrar el RNDC de Transporte con otros procesos operativos 

Cuando el cumplimiento del RNDC está aislado del resto de la operación (contabilidad, facturación, monitoreo, interventorías), se genera duplicidad de esfuerzos y errores por falta de sincronización.

¿Qué consecuencias trae?

• Al no estar integrados, los datos del RNDC deben ingresarse también en contabilidad, facturación y monitoreo, aumentando la carga operativa. 
• Lo que dice tu factura no coincide con lo que dice tu manifiesto, generando conflictos con clientes y autoridades. 
• Cuando cada área trabaja con su propio sistema, los flujos se fragmentan y se pierde tiempo valioso coordinado entre áreas. 
• Si tu sistema no está conectado, el crecimiento multiplica los errores en vez de mejorar la eficiencia. 

¿Cómo lo evita Transportando?

Transportando se integra con contabilidad, facturación electrónica (DIAN), nómina, monitores e inventarios. Así, todo tu ecosistema logístico trabaja conectado, ahorras tiempo y minimizas errores. 

Los errores en el RNDC de Transporte no son solo multas, son oportunidades perdidas de crecimiento y profesionalización. Cada vez que tu empresa opera con procesos manuales y desintegrados, está perdiendo competitividad frente a empresas que ya han automatizado estos procesos. 

También te puede interesar: Aprende cómo saber si necesitas un ERP para transporte de carga en tu empresa

Tu siguiente paso: Profesionaliza tu RNDC de Transporte hoy 

Modernizar tu operación no significa hacer grandes inversiones iniciales ni enfrentar procesos complejos. Significa tomar una decisión estratégica que libere a tu equipo de tareas manuales, reduzca la exposición al error humano y te permite enfocarte en lo verdaderamente importante; crecer con control y respaldo.

Con Transportando, no estás adquiriendo solo un software, estás integrando una plataforma inteligente que evoluciona contigo. Ya no necesitas depender de múltiples sistemas, hojas de cálculo ni aplicaciones improvisadas. Todo lo que necesitas para operar conforme al RNDC de Transporte está en un solo lugar:

• Desde la creación de órdenes, remesas y manifiestos.
• Hasta el seguimiento, cumplidos y reportes.
• Con control documental, validación automática y respaldo en la nube. 

Además, al integrar el RNDC con tus procesos contables, de nómina, facturación, monitoreo y gestión documental, lograrás una sincronía operativa que pocos competidores tienen. Esta eficiencia se traduce en reducción de costos, mayor productividad y decisiones basadas en datos reales, no en suposiciones. 

Hoy puedes seguir apagando incendios, corriendo para corregir errores o justificando procesos mal documentados. 

O puedes elegir el software ERP de Transportando para anticiparse, automatizar y escalar con una herramienta diseñada especialmente para empresas como la tuya.